「送り出し機関」と言う単語が相手側が知っていれば大丈夫ですが、自分は知らなかったので調べました。もし、相手側が知らない可能性があるならば英語名などの注釈をつけると良いと思います。 あと、段落ごとに改行をするとメールとしては見やすいと思います。